Wissen im Ortsverein so organisieren, dass alle anschließen können

Mit den wiederkehrenden Fragen beginnen

Welche Fragen kommen immer wieder? Wo liegen die Protokolle, wie wird eine Veranstaltung vorbereitet und wer übernimmt welche Aufgabe? Sammelt diese Fragen und erstellt daraus eine erste Struktur. Eine kleine, gepflegte Wissensbasis ist hilfreicher als ein großer ungeordneter Ordner.

Dokumente und Wissen unterscheiden

Ein PDF ist eine Unterlage. Eine kurze Erklärung dazu ist Wissen: Wofür wird es benötigt, wann wurde es verwendet und wer kann weiterhelfen? In Partora ergänzen Dokumentenverwaltung und Wissensdatenbank einander.

Prozesse kurz und konkret aufschreiben

Beschreibt einen Ablauf so, dass eine neue Person ihn nachvollziehen kann. Welche Schritte gehören dazu, welche Unterlagen braucht sie und wann sollte sie beginnen? Verlinkt vorhandene Dokumente, statt ihren Inhalt an mehreren Stellen zu kopieren.

Zuständigkeiten für die Pflege benennen

Legt fest, wer einen Wissensbereich aktuell hält. Kontrolliert wichtige Abläufe bei einer Übergabe oder nach einer Veranstaltung. Notiert Änderungen zeitnah, solange die Erfahrung noch frisch ist.

Die gemeinsame Suche nutzen

Gut benannte Dokumente und klare Wissensartikel sind leichter wiederzufinden. Pori unterstützt beim Abrufen von Informationen aus eurem Partora-Arbeitsbereich. Bezieht die zugrunde liegenden Unterlagen in eure Prüfung ein, wenn es auf eine genaue Aussage ankommt.

Neue Mitglieder mitdenken

Beginnt einen Wissensartikel mit dem Kontext. Interne Kürzel und lange Vorgeschichten erschweren den Einstieg. Ein kurzer Absatz dazu, was der Ablauf erreichen soll, schafft Orientierung und macht Mitwirkung leichter.

Muster: eine Wissensübergabe

Ein Wissensartikel für eine Übergabe kann so aufgebaut sein (fiktives Beispiel):

• Titel: Mitgliederversammlung vorbereiten
• Zweck: Ablauf, Fristen und Ansprechpersonen für die jährliche Versammlung
• Schritte: Termin festlegen, Einladung fristgerecht versenden, Raum buchen, Tagesordnung abstimmen, Protokoll vorbereiten
• Vorlagen: Einladung und Tagesordnung aus den gemeinsamen Vorlagen
• Verantwortlich für die Pflege: die Person im Vorstand, die die Versammlung organisiert
• Nächste Prüfung: nach der nächsten Versammlung

Neue Verantwortliche finden so nicht nur das Ergebnis, sondern auch den Weg dorthin.